Stellenausschreibung
Front Desk & Office Manager (m/w/d)
Abteilung
Office Management
Funktion
Erste/r Ansprechpartner/in für unsere Gäste sowie Verantwortung maßgeblich für einen positiven ersten Eindruck unseres Unternehmens
Aufgaben
Eine freundliche und serviceorientierte Persönlichkeit für die Position des/r Front Desk & Office Manager/in verantwortet insbesondere folgende Aufgaben:
- Gesamtorganisation des Büros: Beschaffung von Büromaterialien und Getränken, Organisation der Bestellzyklen
- Koordination der Meetingräume und Kalender: Abstimmung externer und interner Termine
- Post- und Dokumentenmanagement: Eingang, Ausgang, Briefkästen, Postumleitungen sowie Bearbeitung des Rechnungseingangs in Zusammenarbeit mit der Buchhaltung
- Dokumentenstrukturoptimierung: Mithilfe bei der Optimierung und Vereinheitlichung der internen Dokumentenstruktur
- Vertragsverwaltung: Betreuung und Monitoring aller Dienstleisterverträge, die mit unserem Büro in Verbindung stehen
- Aktualisierung von allgemeinen Office-Unterlagen und Vorlagen
- Unterstützung beim Onboarding neuer Mitarbeitender: Arbeitsplatzgestaltung und Vorbereitung der IT-Hardware
- Verwaltung der Mobiltelefon-Rahmenverträge: Verantwortung für die Pflege, Überwachung und Optimierung bestehender Verträge mit Mobilfunkanbietern.
- Geräteverwaltung: Organisation, Ausgabe und Rücknahme von Mobiltelefonen sowie Sicherstellung der korrekten Nutzung und Dokumentation.
- Unterstützung beim Offboarding
- Fuhrparkmanagement
- Koordination mit unserem IT-Dienstleistungspartner: Sicherstellung der IT-Prozesse und erste Ansprechperson für Freigaben im Ticketsystem
- Empfangs- und Kommunikationsmanagement: Professionelle Betreuung des Empfangsbereichs, Telefonzentrale und Gästeempfang
- Terminabstimmung mit externen Dienstleister:innen
- Unterstützung bei Teamevents und internen Initiativen
- Mithilfe bei anfallenden organisatorischen und administrativen Tätigkeiten im laufenden Tagesgeschäft
Persönliche Fähigkeiten
- Selbständige, strukturierte, eigenverantwortliche Arbeitsweise
- Ein positives, freundliches Erscheinungsbild und Auftreten
- Kommunikationsstärke
- Teamfähigkeit und Belastbarkeit
- Selbständige, strukturierte, eigenverantwortliche Arbeitsweise
- Serviceorientiertes Denken und Handeln
Qualifikationen
- Erfahrung im Bereich Empfang/Rezeption, z.B. in der Hotellerie/Gastronomie oder einem serviceorientierten Umfeld
- Gute Deutsch- und Englischkenntnisse
- Sicherer Umgang mit gängigen Softwareanwendungen (MS Office)
Wir bieten
- Ein dynamisches Arbeitsumfeld in einem innovativen Unternehmen
- Möglichkeit zur beruflichen Weiterentwicklung
- Eine abwechslungsreiche Tätigkeit in einem modernen und flexiblen Arbeitsumfeld mit spannender Projekt-Pipeline
- Flache Hierarchien und Kommunikation auf Augenhöhe
- Job Ticket
Kontakt
Sind Sie an dieser verantwortungsvollen Aufgabe interessiert und möchten Teil unseres Teams werden, dann schicken Sie uns Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen unter Angabe des Gehaltswunsches und Ihres frühesten Eintrittstermins.
Bitte beachten Sie, dass wir aufgrund der Vielzahl an Bewerbungen nur Kandidatinnen und Kandidaten kontaktieren können, deren Profile in die engere Auswahl kommen.
Ayse Altinel
HR Manager
Spannende Updates zu unseren Bauprojekten