Executive & Personal Assistant to CEO (m/w/d) Berlin, Primus

Abteilung

CEO

Executive & Personal Assistant to CEO

Der / Die Executive & Personal Assistant to CEO hat folgende Aufgaben:

Executive Assistant (Immobilien / Projektentwicklung)

Management Support und Organisation

Proaktive Unterstützung des CEOs im operativen Tagesgeschäft
Priorisierung, Koordination und Nachverfolgung von Themen, Projekten und Fristen
Erstellung von Präsentationen und ggf. Reports
Zentrale Schnittstelle zwischen CEO, Management, Projektteams und externen Partnern

Projektbegleitung

Organisation und Begleitung von Due-Diligence-Prozessen
Koordination von Notaren, Steuerberatern, Rechtsanwälten und Finanzierungspartnern
Strukturierung und Verwaltung von projektbezogenen Unterlagen, Verträgen und Genehmigungen

Kommunikation

Eigenständige Korrespondenz mit Geschäftspartnern, Behörden und Dienstleistern
Vor- und Nachbereitung von Meetings, Aufsichtsratssitzungen und internen Abstimmungen
Komplexes Termin- und Reisemanagement

Corporate Governance sowie interne Prozesse der Privatgesellschaften des CEOs

Verwaltung gesellschaftsrechtlicher Unterlagen (z. B. Handelsregister, Gesellschafterbeschlüsse)
Unterstützung bei der Vorbereitung von Beurkundungen, Vollmachten und Board-Unterlagen
Mitwirkung bei internen Prozessen wie Budgetübersichten, Rechnungsfreigaben und Reporting

Personal Assistant (Privater Bereich des CEOs)

Private Administration und Organisation

Strukturierung und Pflege privater Unterlagen und Dokumentationssysteme
Vorbereitung und Koordination von Steuerunterlagen in Abstimmung mit dem Steuerberater
Verwaltung von Verträgen, Versicherungen und privaten Verpflichtungen

Immobilien- und Vermögensverwaltung

Betreuung und Verwaltung privater Immobilien
Koordination von Hausverwaltungen, Maklern, Handwerkern und sonstigen Dienstleistern
Überwachung von Fristen, Zahlungen und Wartungsmaßnahmen

Reise- und Terminmanagement

Planung, Buchung und Organisation privater Reisen inklusive Logistik, Unterkunft und Ablaufplanung
Abstimmung von privaten und geschäftlichen Terminen zur optimalen Zeitnutzung
Buchung von VIP-Services (am Flughafen, Abholung etc.)
Erstellung von Reiseplänen und Begleitunterlagen

Persönliche Unterstützung des CEOs und seiner Familie (Inland und Ausland)

Unterstützung bei persönlichen organisatorischen Themen und Alltagsthemen
Diskrete und vertrauensvolle Bearbeitung sensibler Angelegenheiten
Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs zwischen beruflichen und privaten Verpflichtungen

Sonstiges

In Abstimmung mit der Leitung zusätzliche Unterstützung bei Sonderprojekten
Repräsentation des Unternehmens nach außen sowie aktiven Netzwerken zu relevanten Geschäftspartner:innen- und Kontakten
Aktives Mitwirken beim internen Teambuilding
Einbringung und Förderung von Sonderthemen wie neue IT-Lösungen, neue Technologien, Optimierung von Strukturen und Prozessen etc.

Über 8 Jahre Erfahrung in der direkten Unterstützung der Geschäftsführung auf Executive-Level
Umfassende Expertise im Termin-, Reise- und Kalendermanagement sowie in der Organisation von Meetings und Veranstaltungen
Nachweisliche Erfahrung in der Koordination bereichsübergreifender Projekte und strategischer Sonderthemen
Erstellung professioneller Präsentationen, Berichte, Protokolle und Entscheidungsvorlagen für das Management
Ausgeprägte Organisationsstärke, Diskretion und Priorisierungsfähigkeit in einem dynamischen Unternehmensumfeld

Ein dynamisches Arbeitsumfeld in einem innovativen Unternehmen
Möglichkeit zur beruflichen Weiterentwicklung
Eine abwechslungsreiche Tätigkeit in einem modernen und flexiblen Arbeitsumfeld mit spannender Projekt-Pipeline
Flache Hierarchien und Kommunikation auf Augenhöhe
Unser Team lebt von Vielfalt und Innovation
Arbeitgeberzuschuss zum Jobticket
Arbeitgeberzuschuss zum Urban Sports Club
Betriebliche Altersvorsorge